Tietosuojaseloste

Rekisterin nimi:

MYBW Office Management Oy:n asiakas- & markkinointirekisteri

tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n mukaisesti. Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta joko ilmoittaen siitä etukäteen tai ilmoittamatta. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi.

Rekisterinpitäjä:

MYBW Office Management Oy

Y-tunnus: 2133677-7

Tarvonsalmenkatu 15, 02260 Espoo

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

MYBW Office Management Oy

dpo@officemanagement.fi, maajohtaja Mikko Saarto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU regulaatiota henkilötietojen tallentamisesta – tämä lyhennettynä on oheiset kuusi kohtaa:

Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää
Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

Keräämme ja tallennamme tietoa olemassa olevista asiakkaista ja liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: asiakasviestintä, tiedotteet, raportointipalveluiden tuottaminen, markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, asiakaspalvelun kehittäminen, maksunvalvonta sekä MYBW Office Management Oy:n palveluiden, tuotteiden ja liiketoiminnan kehittäminen. MYBW Office Management Oy käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojenkeruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme tiedot vain omiin rekistereihimme.

Rekisterin tietosisältö:

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Kerättyjä tietoja ovat:

Etu- ja sukunimi
Titteli
Yhteystiedot (kuten yrityksen nimi, kontaktiedot jne.)
Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
Markkinointilupa tai kielto
IP-osoitetieto tai muu tunniste
Evästäiden kautta kerättävät tiedot
Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
www sivujen osoite

Säännönmukaiset tietolähteet:

Tietolähteinä toimii muun muassa:

LinkedIn, Google Analytics ja sivustolla olevat web-lomakkeet
Yhteystietoja kerätään asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa
Lisäksi liiketoimintaan liittyen, esimerkiksi uusasiakashankinnassa, voimme käyttää mediasta poimittuja nimiä, joihin saatamme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, mitkä saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja MYBW Office Management Oy pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:
Käytämme sähköpostimarkkinoinnin ja verkkosivujen työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, yritys ja sähköpostiosoite.
Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen CRM-työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten kokoukset ja muut aktiviteetit
Käytämme tukipalvelussamme työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä tukipyynnön selvittämiseen liittyvät tiedot sekä asiakkaan antama palaute työn suorituksesta
Käytämme laskutusjärjestelmää, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: Asiakkaan yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten laskutus ja reskontra.
Käytämme uusien asiakkuuksien hoitamiseen CRM-työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, yhteystiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten raporttipyynnöt sivustolta.
Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen verkkosivustoamme, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, yhteystiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten raporttipyynnöt sivustolta.
Käytämme palautekyselyitä varten työkalua, jonne tallennamme mm. henkilön nimi ja sähköpostiosoite sekä henkilön antama palaute suoritetusta työstä
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

MYBW Office Management Oy on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada sinua koskevat virheelliset tiedot korjatuksi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, milloin tahansa, elleivät meidän oikeutettu etumme tai laissa asetettu vaatimus estä joidenkin henkilötietojen poistamista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse MYBW Office Management Oy dpo@officemanagement.fi

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse MYBW Office Management Oy dpo@officemanagement.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse MYBW Office Management Oy dpo@officemanagement.fi

Evästeet

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, jotka tekevät mitä niiden on tarkoituskin tehdä – nimittäin parantaa käyttäjäkokemusta tai seurata MYBW Office Management Oy:n verkkosivujen liikennettä. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

Verkkosivujen analyysit ja mainosevästeet

Saadaksemme lisätietoa verkkosivustomme liikenteestä käytämme kolmannen osapuolen tarjoamaa analysointityökalua ja mainontaa.

MYBW Office Management verkkosivut käyttävät Google Inc:n (”Googlen”) tarjoamaa Google Analytics –verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics käyttää evästeitä analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Evästeen luoma informaatio siitä, miten käytät verkkosivustoa (mukaan lukien IP- osoitteesi) lähetetään ja varastoidaan Googlen toimesta Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Sivumme käyttää IP-anonymisointia. Näin ollen Google lyhentää/anonymisoi Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja Euroopan talousalueen jäsenten kansalaisten IP-osoitteen viimeisen oktetin. Ainoastaan poikkeuksellisissa tapauksissa koko IP-osoite lähetetään ja lyhennetään Yhdysvalloissa Googlen palvelimien toimesta. Google käyttää näitä tietoja verkkosivuntarjoajan puolesta sivun käytön arvioimiseen, verkkosivujen liikennettä koskevien raporttien laatimiseen verkkosivujentoimittajille ja muiden verkkosivujen liikenteeseen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoamiseksi verkkosivujentarjoajalle.

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamaan ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman, joka on saatavilla täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl =en tai käyttämällä muuta mainosten- ja seurannanestotyökaluja.

Käytämme myös Google Analyticsia analysoidaksemme AdWord ja DoubleClick Cookies –palveluiden tietoja. Voit estää tämän tietojen käsittelyn Googlen yksityisyysasetuksien kautta täältä: https://myaccount.google.com/

Päivitetty 30.12.2021