Pilvipalvelut

Pilvipalvelut

02 07.2013

Poista palvelin toimistostasi – 2 helppoa tapaa toteuttaa se päivässä

Lisätty kategoriaan Pilvipalvelut kirjoittajalta Miia Kaarakainen

Monilla yrityksillä on edelleen toimistossaan käytössä atk-palvelin. Palvelimen käyttötarkoitus on ollut mm. taloushallinnon, asiakashallinnan, dokumenttien hallinnan, sähköpostin ja muut vastaavat tehtävät. 2010 –luvun aikana useimmat taloushallinnon ja asiakashallinnan ohjelmistot sekä sähköpostipalvelut ovat muuttuneet SaaS – tai Pilviversioiksi, eli ohjelmistoa ei enää pyöritetä omalta palvelimelta. Tästä huolimatta yrityksillä on käytössä paljon palvelimia ja yleisin syy siihen on se, että siellä pyöritetään edelleen yhteisiä tiedostoja.

Pitkään toimineilla yrityksillä tiedostoja on paljon, usein jo yli kymmenen vuoden ajalta. Yleisin tilanne on lisäksi se, että tiedostot ovat ”sekaisin” palvelimella, eli siellä on paljon vanhaa dataa, jolla ei enää ole käyttöarvoa. Omalta palvelimelta tiedostojen etäkäyttö vaatii usein hankalahkoja VPN –yhteyksiä, palvelin vaatii varmuuskopiointia sekä ylläpitoa ja kaatuessaan se aiheuttaa käyttökatkoksia jne.

Miltei kaikki tapaamani yritysjohtajat haluaisivat siirtyä omasta palvelimesta pilvipalveluiden piiriin. Miten se käy helposti?

Tässä minulla on antaa muutama helppo ratkaisuehdotus, jolla teet muutoksen parhaimmillaan päivässä:

1) Jos palvelinta käytetään vain yhteisenä levytilana:

Siirry käyttämään Microsoft Sharepoint 2013 Online -palvelua. Ota käyttöön Office 365 -palvelu, joka sisältää Sharepointin, sekä sähköpostijärjestelmän (Exchange) ja videoneuvottelun (Lync). Samalla työasemien Office-paketti on helppo päivittää uusimpaan Office 2013 -versioon. Office Management ottaa palvelun käyttöön sovittuna päivänä ja konfiguroi koneet. Projektipäällikkö suunnittelee tulevan kansiorakenteen pilveen, siirtää sinne aktiiviset kansiot ja varmuuskopioi vanhat kansiot siirrettävälle kovalevylle. Lopuksi hän kouluttaa henkilöstön käyttämään tiedostoja omalta koneeltaan tai matkapuhelimilta. Oma tietokone opetetaan synkronoitumaan Sharepointin kanssa, jolloin dokumentit tulevat nopeasti käyttöön tietokoneen kiintolevyltä, jolloin muutokset pilven kanssa tapahtuvat Internet-yhteyden ollessa auki.

Mitä palvelu maksaa? Alle 25 henkilön yrityksessä käyttöönottopalvelun hinta koostuu seuraavasti: 1 projektipäällikkötyöpäivä ja käyttömaksu Office 365 -palvelussa esim. E3 paketti 19€/kk/käyttäjä (sisältää MS Office -paketin tietokoneelle).

Palvelin on jatkuvasti varmuuskopioitu ja turvallisesti ylläpidetty Microsoftin toimesta. Palvelun piirissä on jo miljoonia yrityksiä globaalisti. Huomaa, että uusissa Windows-älypuhelimissa on valmis Sharepoint-integraatio, ja Office-ohjelmien luku sekä muokkaus on niillä helppoa.

2) Jos palvelimella on enemmän käyttötarkoituksia (taloushallinta, kansioiden linkitys toisiin järjestelmiin jne.)

Hanki virtuaalipalvelintilaa operaattorilta. Office Management suorittaa siirron ja konfiguroi ympäristön uudelleen, ja samalla tarkistaa yhteysnopeuden toimistolta operaattorille. Liittymänopeuden päivitys tehdään tarvittaessa. Siirron jälkeen yrityksesi henkilöstö koulutetaan käyttämään etäyhteyksiä palvelimelle. Tämä muutos myös arviolta yksi projektipäällikkötyöpäivä ja palvelun käyttömaksu n. 400€/kk sisältäen ylläpidon.

Palvelinmuuttajan kannattaa hankkia palvelut luotettavalta toimijalta, esim. Microsoftilta, jotka laskuttavat palveluista yritystä. Näin varmistat palveluiden saatavuuden, saat 99,9%:n käytettävyystakuun tai rahat takaisin. Palvelut integroituvat helposti muihin palveluihin (kulunvalvonta, CRM, VoiP –puheluratkaisut jne). Käyttöönotto- ja ylläpitopalveluissa kannattaa käyttää yritystä, joka tekee siirtoja paljon, sillä volyymi takaa tasalaatuisen lopputuloksen. Bitify:n markkinaosuus kaikissa Office 365 -siirtymissä Suomessa keväällä 2013 oli yli 10%, suoritettuja käyttöönottoja on jo yli 230 yritykseen, joten Office Managementin projektipäällikköihin voit luottaa, jos suunnittelet palvelimen poistamista toimistostasi.

Kommentoi


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

1029 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 38 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 169 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
    Hyväksymällä ehdot, vahvistat että olet lukenut ja hyväksynyt tietosuojaehtomme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.