Office Management Oy on IT-ulkoistustalo, jonka IT-ulkoistuspalvelu perustuu Microsoft Office 365 -pilvipalveluun. Suomalaisista PK-yrityksistä kokoluokassa 5-50 henkilöä Microsoftin tietojen mukaan arviolta 15% on siirtynyt kyseisen palvelun käyttöön v. 2014 loppuun mennessä. Samassa arviossa on, että vuoden 2017 loppuun mennessä jo yli 50% yrityksistä käyttää palvelua.

Miksi Office 365 -palvelu on saavuttanut niin suuren suosion?

Olen itse toiminut Office Managementissa sen ensimmäisestä päivästä lähtien, vuodesta 2009 asti. Vuonna 2010 Microsoft lanseerasi O365:n edeltävän paketin, BPOS-kokonaisuuden. Bitify on ensimmäisten joukossa tarjonnut sitä osana kokonaisratkaisua ihan alusta saakka. Olen itse kiertänyt tuhansia yrityksiä ja Office Managementin toimesta Office 365 -palvelu on käyttöönotettu jo yli 600 yritykseen. Tärkeimpiä syitä, miksi yritykset ovat palvelun hankkineet ovat mm: seuraavat; yhdellä kirjautumisella useat palvelut, helppo tapa ostaa ja hallita useimpia Microsoft-tuotteita (Office-paketti, sähköposti, tiedoston jako, videoneuvottelu, CRM-systeemi jne.) ja palvelun helppo käytettävyys eri päätelaitteilla. Hinnoittelu on myös SELKEÄSTI edullisempi kuin erikseen samat tuotteet hankittuna, kuten aikaisemmin yrityksillä oli tapana.

Pelko syynä miksi Office 365 –palvelun hankintaa lykätään

Syy siihen, miksi kaikki yritykset eivät kyseistä palvelua vielä ole ottaneet käyttöön, on useimmiten uuden pelko. Pelätään eri asioita ja ajatellaan että ”vanhassa vara parempi”. IT:ssä vanha harvoin on parempaa, vain kalliimpaa ja huonompaa. Mutta kun paremmasta ei tiedä!

Tuhansien asiakaskäyntien jälkeen halusin listata 10 tärkeintä syytä, miksi yritykset jäävät pohtimaan siirtymistä Office 365 -palveluun. Jos yrityksellä on vain 0-2 syytä olla hankkimatta Office 365 -palvelua, hankinta toteutetaan yleensä heti. Jos syitä on 2-10 kpl, jaa yritys usein jahkailemaan asian kanssa.

1. Ei ole budjettia hankkeelle

Joka tapauksessa rahaa palaa nyt päällekkäisiin systeemeihin. Johtoryhmä koolle ja päätöksiä, koska odottelu polttaa rahaa vielä enemmän.

2. Ei ole aikaa toteuttaa hanketta

Tilaa käyttöönotto ”avaimet käteen” -mallin mukaan, niin sinulla ei pala yhtään aikaa, vaan kumppani suorittaa koko projektin.

3. Muut kiireet lyö päälle

Katso edellinen ratkaisu.

4. Käyttöönottomaksu liian kallis

Tee osa käyttöönottotöistä itse. Katso lisäksi ensimmäinen kohta.

5. Odotellaan muita tarjouksia

Niitä saa yleensä odottaa aika kauan, koska Suomessa on vähän O365 -osaamista. Katso ensimmäinen ratkaisu.

6. Henkilöstön arkuus ottaa uusia systeemejä käyttöön

Henkilöstön aika palaa nyt manuaalisiin rutiineihin. O365 vähentää päivittäistä työtaakkaa, ihan kaikilta ja kiireet helpottavat heti, kun päätös on tehty. Kukaan ei Office 365 -projektin jälkeen halua käyttöön vanhaa systeemiä. Sisällytä henkilöstön parin tunnin koulutus osaksi kokonaispakettia.

7. En saa TJ:aa päättämään tätä asiaa

Toimitusjohtajan päätehtävä on helpottaa työntekijöiden arkea päätöksillään. Päätös ottaa O365 käyttöön helpottaa kaikkien elämää, säästää rahaa ja vähentää kiireitä. Pakota TJ istumaan alas asian kanssa.

8. Myyjän naama ei miellytä

Kerro se myyjälle niin vaihtavat naamaa tai vaihda kumppania.

9. Kumppani IT:ssä ei ole uskottava

Älä usko kumppanin myyjää, vaan sen asiakasta. Soita pari referenssiä läpi ja kysy kumppanin asiakkailta, miten käyttöönotto sujui.

10. Emme tarvitse O365:n kaikkia ominaisuuksia

Ette ehkä vielä, mutta kohta sinullekin tulee ensimmäinen videokonferenssipyyntö tai tarve päästä matkapuhelimella kiinni yrityksen dokumentteihin. Älä jahkaile, vaan ohjaa itse muutosta. Kiireellä O365-käyttöönottoa ei kannata tehdä, kun se on pakko hankkia, vaan sen käyttöönotto kannattaa suunnitella hyvin.

kuvan lähde: https://www.facebook.com/ESLSCA/photos/a.157665860926149.37867.110372265655509/1120590927966966/?type=1&theater

Office Management Oy

Tarmo Herlevi
Yrittäjä