Blogi

Blogi

14 05.2021

Modernin työpaikan kokouskäytännöt

Lisätty kategoriaan Blogi kirjoittajalta Office Management

Kuinka kommunikoimme pandemian jälkeen? Modernin työpaikan haaste

”Uusi normaali”? Pöh. Ihan sama, vaikka kuinka usein sitä hoemme, se ei koskaan vakuuta. Sen sijaan se luo mielikuvan, että asiat olivat ennen paremmin.

Todella moni asia on työpaikoilla edelleen epävarmaa – ainakin lyhyellä aikavälillä. Mutta yksi asia on täysin varmaa: enää ei peräännytä kiihtyneestä digiloikasta, jota monet organisaatiot ovat käyneet läpi viimeisen vuoden aikana.

Kyllä, moderni työpaikka jatkaa kehittymistään kommunikoinnin ja yhteistyön osalta. Ja Microsoft 365:n työkalujen ansiosta oikea teknologia on ajasta ja paikasta riippumatta käytettävissä, ja lisäksi se on skaalattavissa, joustavaa ja käyttäjäystävällistä.

Kommunikoinnin mullistus?

Ei ole epäilystäkään, etteivätkö koronarajoitukset olisi tehneet kotona tehtävistä etä- ja hybridityömalleista valideja. Ja kun työntekijät voivat pysyä yhteydessä kollegoihin ja asiakkaisiin, yrityspäättäjien on vaikea vastustaa sitä – erityisesti, kun fyysiset kanssakäymiset on ollut niin helppo korvata digitaalisilla kommunikointitavoilla.

Toki “uudessa normaalissa” on omat haasteensa, jotka tulee huomioida ja selvittää, esimerkiksi tietosuojan –ja tietoturvan huomioiminen työnteon siirtyessä yhä enemmän toimiston ulkopuolelle.

”Kommunikoinnin mullistus” tuo mukanaan myös omat haasteensa –työkalujen, tuotteiden ja palveluiden määrä lisääntyy, samaan aikaan kun pyritään mahdollistamaan reaaliaikainen kommunikointi ja yhteistyö.

Tämä on suuri ongelma niin pienille, keskisuurille kuin suurillekin yrityksille. Miksikö? Koska vaikka monet eri tahot tarjoavat erilaisia integraatioita – kuten videokokoukset, äänipuhelut, viestintä, tiedonhallinta ja asiakirjojen jakaminen – harvat kumppanit tarjoavat ne kaikki samalla alustalla. Ja kuten tiedämme, uuden opettelu vie aikaa omaksua.

Valitse takuuvarmat tulevaisuuden ratkaisut

Monet yritykset ovat jo tehneet digiloikan ja toisilla se on vasta alussa. Esimerkiksi monet yritykset siirtyivät pilveen salamannopeasti koronaviruksen iskiessä, kun toiset vasta harkitsevat nopeaan pilvisiirtymäänliittyviä riskejä.

Myös yritysten tarpeet muuttuvat jatkuvasti – sitä ei voi jättää huomiotta. Kun valitaan ratkaisuja, tulee näiden kasvaa ja muuttua asiakkaiden tarpeiden mukaisesti tulevaisuudessakin.

Suurimmalta osin tämän vaatimuksen täyttävät pilvipohjaiset palvelut, joita voi käyttää kuka tahansa missä tahansa ja millä tahansa laitteella: oikeilla käyttöoikeuksilla tietenkin.

Microsoft Teamsin nousu

Yksi menestyvä alusta on Microsoft Teams – ohjelmistojätin kommunikointialusta, joka tarjoaa modernin työpaikan tarvitsemia ominaisuuksia, kuten:

  • Chat – kommunikoi ja tee yhteistyötä tiimisi kanssa
  • Näytön jakaminen ja tallentaminen – jaa näyttösi ja tallenna kokouksesi
  • Videokokoukset – käytä sisäänrakennettuja ryhmiä tai kahdenkeskisiä ääni- tai videopuheluita kokouksiasi varten
  • Live-tapahtumat – luo reaaliaikainen kokous tiimillesi, yleisöllesi tai asiakkaillesi

Pilvipalvelussa lisenssinhaltijat saavat aina uusimman, tuetun ohjelmistoversion. Päivityksetkin toimitetaan digitaalisesti, minkä ansiosta työntekijöiden on entistä helpompaa tehdä yhteistyötä ja kommunikoida keskenään.

Mutta ehkäpä kaiken tämän suurin hyöty on se, että Teams on osa Microsoft 365:ttä. Tämä tarkoittaa, että se on helppo integroida muihin Office-paketin ohjelmistoihin – Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook ja muut, jotka ovat jo tuttuja kaikille. Sitä ei täten tarvitse opetella – käytössä on sama tuttu Microsoft-käyttöliittymä.

Katse tulevaisuuteen

On selvää, että tulevaisuudessa kommunikointiin ja yhteistyöhön käytettävä teknologia muuttuu hienostuneemmaksi. Esimerkiksi 3D-teknologia ja edistynyt virtuaalitodellisuus (VR) paranevat – ja lisäävät uusia ulottuvuuksia – videokokousohjelmistoihin. Tällä hetkellä nämä ominaisuudet eivät kuitenkaan lisää merkittävästi arvoa kommunikointitavoillemme – ainakaan vielä.

Ongelmat, kuten kapasiteetti, vakaus ja latenssi ovat tärkeämpiä ongelmakohtia – mikä on loppujen lopuksi back-end-teknologian ongelma. Teams hyödyntää Microsoft Azuren globaalia verkkoa käyttäjien yhdistämiseen.

Microsoft tekee yhteistyötä tuhansien internetpalveluntarjoajien kanssa, joten tietojen tarvitsee vaihtaa verkkoa mahdollisimman vähän. Tämä optimoi käyttäjän kokeman verkkokokouksen laadun.

Mitä Office Management voi tarjota sinulle?

Office Management on sekä modernin työpaikan asiantuntija että Microsoftin Gold-partneri. Tämä tarkoittaa, että yhteistyömme Microsoftin kanssa Suomessa on erinomaista ja pysyy linjassa heidän modernin työpaikan ratkaisujen kanssa. Olemme tukeutuneet heidän tuotteisiinsa vuosien ajan niin paikallisesti kuin pilvessäkin.

Alan IT-asiantuntijoina myynti- ja menestystiimimme ovat valmiina neuvomaan sinua saatavilla olevissa ratkaisuissa ja suosittelemaan tapoja, joilla saat eniten irti Microsoft Teamsistä ja muista Microsoft 365 -ohjelmistoista.

Saat lisätietoa/varaa Teams-etäpalaveri kanssamme osoitteesta: marketing@nullofficemanagement.fi

Toimivatko yrityksesi kommunikointitavat tulevaisuudessa?

Jos tämä kuulostaa omituiselta kysymykseltä, mieti sitä näin: Onko etänä työskentely ollut positiivinen kokemus sinulle ja työntekijöillesi?

Jos on, se johtuu luultavasti siitä, että käytössänne on oikeat kommunikointi- ja yhteistyötyökalut.

Jos ei, kannattaa alkaa miettimään vaihtoehtoja. Onneksenne Office Management-tiimi voi auttaa siinä.

Ota meihin yhteyttä ymmärtääksesi paremmin haasteet, joita kaikenlaiset ja kokoiset yritykset kohtaavat rakentaessaan koronaviruksen jälkeistä työympäristöä – ja ymmärtääksesi paremmin, miksi joustavat, skaalattavat, pilvipohjaiset ohjelmistot ovat tulleet jäädäkseen.

Pyydä lisätietoa/varaa puhelinaika/Teams-etäpalaveri kanssamme osoitteesta: marketing@nullofficemanagement.fi

Kommentoi


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

1029 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 38 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 169 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
    Hyväksymällä ehdot, vahvistat että olet lukenut ja hyväksynyt tietosuojaehtomme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.