Blogi

05 06.2018

Loikka parempaan ajan- ja mielenhallintaan

Lisätty kategoriaan Blogi kirjoittajalta Petri Wallin

Työskentelen Office Management Finlandin myynnissä ja tavoitteeni on viedä mahdollisimman moni suomalainen PK-yritys pilveen. Oman työni yksi suurimpia haasteita on ajanhallinta ja samaan asiaan törmään melkein aina asiakkaallakin – kuinka erottaa oikeat asiat jatkuvasta tietotulvasta? Paljon tärkeää menee ohi, kun informaatiota tulvii joka tuutista.

Omalta osaltani olen miettinyt omaa työskentelyäni aina niin, että voisinko tehdä jonkin asian nopeammin, helpommin tai jättää jopa tekemättä. Uusia palveluita ja tuotteita on tarjolla läjäpäin, mutta niiden omaksumiseen ja opetteluun menee taas sitä arvokkainta – eli aikaa.

Nykypäivän b2b-myyntityö ja yhteydenpito asiakkaan kanssa on suuressa määrin siirtynyt sähköisiin työkaluihin. Puhelimella tänä päivänä ei oikein enää saa kiinni ketään tai jos saakin, niin keskustelua jatketaan esimerkiksi WhatsAppissa, LinkedInissä, Facebookissa ja tietenkin sähköpostissa.

Varsinkin sähköposti, joka on näistä työkaluista businesskäytössä suosituin, on tehokkaan työn suorittamisen kannalta este. Päivittäin selaamme satoja viestejä läpi tietokoneilla, puhelimilla ja muilla päätelaitteilla. Suurimmalla osalla viesteistä ei ole mitään lisäarvoa tai sitten tärkeät viestit hukkuvat sekaan.

Omassa työssäni olen mahdollisimman paljon ohjannut näitä ”nice to have” -viestejä Outlookin automatiikalla suoraan niille tarkoitettuihin kansioihin ja luen ne sitten kun minulle sopii, en silloin kun ne kilahtavat inboxiini. Mutta suurin mullistus ajanhallinnan kannalta on tapahtunut viimeisen puolen vuoden aikana, nimittäin otimme käyttöön Microsoft Teamsin yrityksessämme. Kuten monet teistä varmaan tietävätkin, on Microsoft lopettamassa Skype for Business -ohjelman kehityksen ja keskittämässä kaikki paukut sen seuraajaan Microsoft Teamsiin. Ja hyvä niin, sillä se on erittäin laaja-alainen ja kattava sovellus ja kaiken lisäksi erittäin helppo oppia ja käyttää! Me olemme siinä onnellisessa asemassa, että organisaatiomme ottaa rohkeasti käyttöön uusia palveluita koko porukalle ja testaamme itse, miten porukka siihen sitoutuu. Liian vaikeiden ja paljon opiskelua vaativien työkalujen tai palveluiden käyttöaste on huono ja lopulta ne kuolevat omaan mahdottomuuteensa. Microsoft Teams on loistava esimerkki juuri tämän kaltaisesta tuotteesta, joka on helppo ottaa käyttöön ja jonka käyttöliittymä muistuttaa hyvin läheisesti jo käytössä olevia ohjelmia. Olemme esimerkiksi siirtäneet kaiken sisäisen viestinnän Teamsiin. Emme käytä enää sähköpostia emmekä WhatsAppia firman asioiden hoitamiseen, vaan kaikki hoituu Teamsin kautta – tämä vapauttaa meiliboxia asiakasviestintään ja ehdin nykyään hoitaa asiakkaan asioita huomattavasti paremmin ja nopeammin. Teamsin monien toiminnallisuuksien avulla olen pystynyt vapauttamaan työaikaani niihin asioihin jotka ovat oikeasti tärkeitä yrityksen liiketoiminnalle. Ajanhallinnan lisäksi olen saanut kaupanpäälle roppakaupalla mielenhallintaa.

Petri Wallin,

Senior Sales Manager, Team Lead

 

Vinkkinä:

Jos Teamsin käyttöönotto – eli ajan tai säädön määrä – arveluttaa, mutta haluatte jatkaa esimerkiksi etäkokousten pitoa yrityksessänne, Office Management tarjoaa loistavan käyttöönottopaketin, jolla saatte Teamsin helposti käyttöön koko henkilöstölle. Lue lisää täältä.


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

1029 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 38 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 169 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
    Hyväksymällä ehdot, vahvistat että olet lukenut ja hyväksynyt tietosuojaehtomme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.