IT-ulkoistus

IT-ulkoistus

24 06.2015

Miten varmistut, että IT-palvelutarjoaja sopii juuri sinulle?

Lisätty kategoriaan IT-ulkoistus kirjoittajalta Office Management

Lähes jokainen yritys on nykyään täysin riippuvainen IT-ohjelmistoista. Koska toimimattomat koneet, ohjelmistot ja prosessit eivät nykymarkkinoilla tule kuuloon, on IT-palvelujen rooli on muuttunut entistä strategisemmaksi. Asiantuntijapalvelua hankkiessa on joskus vaikeaa määrittää, miten tarjottu palvelu istuu omiin tarpeisiin: tässä muutama tärkeä seikka, joiden avulla arvioit IT-yrityksen sopivuutta juuri omaan liiketoimintaasi.

Päätä, mitä todella haluat

Ennen kuin alat haastatella IT-palvelutarjoajia, on olennaista määritellä tavoitteet IT-hankinnoille. IT-palvelujen tulee tukea strategiaasi, joten määrittele tavoitteet ja mitä ongelmia toivot palvelujen ratkaisevan. Syvällisesti määritellyistä tarpeista käsin on helpompi aloittaa neuvottelut palveluntarjoajien kanssa.

Listasimme kuusi kriteeriä, joiden täyttyessä yritys pystyy luomaan hyvän ja tuottavan suhteen IT-palvelutarjoajaansa. IT-yrityksen valinnassa muukin kuin puhtaat luvut ratkaisevat – näillä tekijöillä erotat aidon ammattilaisen.

Joustavuus ja soveltuvuus omaan liiketoimintaan

Joustavuus yhteistyökumppanin puolelta varmistaa prosessien toimimisen ja nopean reagointikyvyn. Riippuen tarpeistasi, IT-palveluyritykset voivat tarjota seuraavanlaisia työskentelysopimuksia:

1. Ongelman korjaus -sopimus

Kun ongelmia ilmenee, IT-palvelutarjoajaan otetaan yhteys ja tilanteen korjaus laskutetaan tuntiperusteisesti.

2. Kiinteähintainen sopimus

IT-palvelutarjoaja laskuttaa kiinteästi tunneista, joita se suorittaa asiakkaalle kuukaudessa. Laskutus tapahtuu usein tuntiperusteisesti. Jotkin IT-palvelutalot tarjoavat joustavaa vaihtoehtoa, jossa laskutetaan tietty tuntimäärä kuukaudessa, mutta ”käyttämättömät” tunnit saa siirrettyä seuraavalle kuulle. Jos kuukausittaiset tunnit ylitetään, ylimenevistä tunneista laskutetaan korkeampaa hintaa.

Jos yrityksesi toiminta riippuu todella vahvasti IT-palvelutarjoajasta, on hyvä tehdä yksityiskohtainen ”palvelukohtainen” sopimus palvelutoimittajan kanssa. Tarkassa sopimuksessa määritellään jokainen yksityiskohta kuukausittain tehtävistä töistä ylläpidosta ongelmankorjaukseen ja määritellään hinnat tarkasti etukäteen, jotta ikävä yllätys ei odota laskussa jälkikäteen.

Jotta vältyt väärinkäsityksiltä IT-palvelutarjoajasi kanssa, kysy seuraavat kysymykset:

– Mitä tarkalleen ottaen saan, kun hankin tämän palvelun?

– Kuinka nopeasti saan tarvitsemani palvelun?

– Paljonko palvelu tulee maksamaan kokonaisuudessaan?

– Miten saan apua tarvittaessa?

– Odotetaanko minun soittavan vai laittavan sähköpostia ongelmatilanteessa?

– Onko yrityksellä online-asiakaspalvelua?

– Miten prosessi etenee, kun jätän palvelu- tai korjauspyynnön?

– Miten saan apua, jos ongelma ilmenee yöllä?

Kunnolla määritellyt ja läpinäkyvät prosessit

Hyvä IT-yritys hallitsee omat prosessinsa niin tehokkaasti, ettei asiakas niitä edes huomaamaa. Kun kysyt, miten IT-palvelutarjoajasi toimii soittaessasi apua, vastauksen ei todellakaan pitäisi olla ”Lähetimme sähköpostin tekniselle tuellemme, odotetaan siis vastausta…”. Kysy siis palvelutarjoajalta, miten prosessi etenee mikäli asiaa korjaava henkilö ei vastaa sovitussa aikataulussa.

Varmista, että IT-palvelutarjoaja käyttää eskalaatiota projektinhallinnassa, jolloin viivästyneet työpyynnöt nousevat automaattisesti esiin. Hyvällä IT-palvelutarjoajalla on automatisoitu ja toimiva projektinhallinta- ja workflow-järjestelmä, jossa työtehtävät pysyvät järjestyksessä ja tulevat ajallaan tehdyksi. Kysy harkitsemaltasi palvelutarjoajalta heidän käyttämistään projektinhallintajärjestelmistä ja sen toimintalogiikasta.

Ei vain ongelmien korjausta, vaan niiden ehkäisyä

Kun jokin menee vikaan IT-järjestelmissäsi, sinun tulee saada täsmällinen hälytys ja tieto tapahtuneesta. Hyvä palvelutarjoaja ei kuitenkaan vain hoida ongelmia tehokkaasti, vaan onnistuu välttämään niitä. Nykyään on yleistä, että IT-palvelut käyttävät etävalvontaa ja etäpääsyä IT-ohjelmistoihin ja laitteistoihin. Hyvä IT-palvelutarjoaja valvoo laitteitasi ja ohjelmistojasi jatkuvasti etänä ja järjestelmä hälyttää palvelutarjoajaa heti ongelman sattuessa. Jatkuvalla tarkkailulla ja hälytyssysteemillä IT-tuki pääsee ongelmaan käsiksi välittömästi, ennen kuin pahempaa vahinkoa pääsee syntymään.

Varma referenssi: muut asiakkaat

Erinomaisilla toimijoilla on usein erinomaiset referenssit. Kysy palvelutarjoajalta referenssiyrityksistä oman liiketoimintasi kannalta, ja haastattele asiakkaita. Tyytyväinen asiakas jakaa mielellään kokemuksensa yrityksestä kanssasi. Kysy seuraavat kysymykset asiakkailta heidän IT-palveluistaan:

– Kauanko olette olleet asiakkaana?

– Miten palvelutarjoaja otti huomioon yrityksen erityiset tarpeet tietyn alan sisällä?

– Onko asiakaspalvelutiimi nopea vastaamaan ja tarpeeksi asiantunteva?

Selkeä laskutus ja raportointi

Kun tunnet varmuutta valitsemaasi palvelutarjoajaa kohtaan, varmista, että yritystäsi laskutetaan reilusti. Pyydä näytille tyypillinen lasku mihin tahansa palvelukokonaisuuteen oletkaan päätymässä. Kiinnitä katse yksityiskohtiin: jos laskussa lukee vain ”8 tuntia IT-palvelua” tai muuta todella yksinkertaistettua, kysy, voisiko palvelutarjoaja valmistella yksinkertaisen raportin. Raportista tulisi ilmetä tarkasti tehdyt työt, niiden suoritusajankohdat ja tehtävien kesto. Parhaat palvelutarjoajat pystyvät luomaan yksityiskohtaisen raportin tai laskun nopeasti. Lisäksi tarkista, ettei sopimukseen sisälly kuukausittaisen perusmaksun lisänä huomaamattomia lisäkuluja, kuten kuluja koulutuksiin, asiakirjojen hallintapalveluihin, käyttöönottoon tai kuukausittaisiin palavereihin liittyen.

Hyvällä projektinjohdolla maaliin

Jos olet tyytyväinen tapaan, jolla IT-palvelutalosi hoitaa ja ylläpitää IT-infrastruktuuriasi, haluat luultavasti uskoa suuremmatkin projektit saman talon käsiin. Mutta ennen IT-palvelutarjoajan päättämistä varmistu, että myös projektinhallinnan välineet ovat kunnossa. Välineitä on hyvä arvioida muun muassa projektin monimutkaisuuden ja sen parissa työskentelevien ihmisten määrän mukaan. Miten järjestelmällä ohjataan tavoitteisiin pääsyä? Kysy IT-palvelutarjoajalta suoraan, miten he varmistuvat siitä, että projektit ja järjestelmään asetetut tavoitteet saadaan valmiiksi ajallaan ja budjetissa. Hyvä palvelutarjoaja antaa varmasti kysymykseen loistavan vastauksen.

Mitä kriittisempiä IT-ohjelmistot ovat yrityksellesi, sitä tärkeämpää on, että keskityt hankintavaiheessa kartoittamaan juuri itsellesi sopivan IT-palvelun ja -talon. Hyvällä IT-palveluyrityksellä on tarjota joustavia sopimuksia, palvelupyynnöt käsitellään tehokkaasti ja työprosesseissa ollaan kokoajan läsnä etävalvonnan ja -tuen avulla. Hyvät laskutus- ja raportointikäytännöt tuovat läpinäkyvyyttä palveluun ja projektinhallinnan prosessit varmistavat, että maaliin päästään. Loppujen lopuksi pelkät numerot eivät ratkaise palvelukumppanin sopivuutta, vaan sitoutuminen yrityksen tavoitteisiin ja halu toimia läpinäkyvästi ja täsmällisesti on todella tärkeää.

Lue Office Managementin tarjoamista IT-palveluista täällä.

Kommentoi


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

1029 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 38 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 169 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
    Hyväksymällä ehdot, vahvistat että olet lukenut ja hyväksynyt tietosuojaehtomme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.