Blogi

21 09.2016

Hukkaatko sinäkin työpäiväsi tehottomiin kokouksiin?

Lisätty kategoriaan Blogi, Pilvipalvelut kirjoittajalta Meri Miettinen

Suomessa pidetään palavereita ja paljon. Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvityksen mukaan jopa 40% kokouksista koetaan kuitenkin tehottomiksi. Vastaajilla meni työviikosta keskimäärin 9,5 tuntia kokouksiin ja 6 tuntia niihin liittyviin oheistoimintoihin. Tämä tekee 15,5 tuntia viikossa eli kaksi työpäivää. Jos kokouksia saataisi tehostettua ja matkustusta vähennettyä toisi se yritykselle merkittäviä säästöjä. Teknologian kehitys mahdollistaa tämän.

Keskimäärin 70% kokouksista on yrityksen sisäisiä. Matkustetaan toimistolle tai asiakkaalle, vaikka agendalla olisikin vain muutama asia. Käytetään parhaimmillaan monia tunteja matkustamiseen tunnin kokouksen takia. Mitä jos pitäisitkin seurantapalaverin videoneuvottelun välityksellä? Näkisit ja kuulisit kuten olisit paikan päällä, mutta säästäisit matka-ajassa ja kuluissa. Eikä tarvitsisi istua auton ratissa. Työviikkoosi tulisi toisin sanoen lisätunteja. Barometrin mukaan kokouksiin liittyvään matkustamiseen kuluu keskimäärin 1 tunti ja 21 minuuttia. Monissa yrityksissä paljon enemmän.

Myöskään kaikkien osallistujien ei tarvitsisi olla kokouksessa koko aikaa. Esimerkiksi asiantuntijaa saattaa koskea vain pieni osa kokousta. Hänet voisi kutsua kokoukseen vain osaksi aikaa. Videoneuvottelun välityksellä tämäkin olisi luontevampaa – otetaan asiantuntija linjoille ja kun osuus on käsitelty, hän poistuu neuvottelusta. Kuinka usein tämä toteutuu paikan päällä pidettävissä kokouksissa?

Videoneuvottelun voi luontevammin lopettaa, kun asiat on käsitelty. Jos kaikki ovat paikan päällä menee palaverille varattu aika yleensä kokonaan tai enemmänkin – Kansallisen Kokousbarometrin vastaajista 64% nosti kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäymisen eniten tehottomuutta aiheuttavien asioiden listalle. Barometrin mukaan jokaisesta kokouksesta menee hukkaan keskimäärin 17 minuuttia eli viikkotasolla 1 tunti 59 minuuttia.

Videoneuvottelu onnistuu oikealla järjestelmällä vaikka omalta läppäriltä mistä tahansa. Toimistolla on kuitenkin hyvä olla videoneuvottelujärjestelmä neuvotteluhuoneessa. Tämä on oiva ratkaisu etenkin, kun useampi henkilö osallistuu samasta paikasta. Saadaan ammattimainen kuva ja ääni. Samaan neuvotteluun saadaan sitten pilven kautta liitettyä henkilöitä videoneuvottelujärjestelmien, kannettavien, puhelimien tai tablettien välityksellä. Tarvitsen vain nettiselaimen laitteessa, jossa on kamera ja mikrofoni. Ei asennuksia, ei monimutkaisia järjestelmiä.

Tiedetään, että videoneuvottelut toisivat mukanaan runsaita säästöjä, mutta niihin ei jostain syystä osata siirtyä. Laitteiden hankinta ja järjestelmien valinta kuulostavat isolta urakalta. Office Management tarjoaa videoneuvottelulaitteet ja -järjestelmät muun IT:n ohella helposti. Tuki hoituu myös samasta numerosta kuin kaikki muukin IT-apu. Kokemusta konsernissa riittää – olemme toimittaneet yhteensä jo yli 4000 videoneuvottelujärjestelmää Pohjoismaissa.

Meri Miettinen

ICT-Asiantuntija


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

531 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 26 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 113 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.