Ajatuksia

Ajatuksia

14 01.2015

Sähköposti tuhoaa suomalaisen työn

Lisätty kategoriaan Ajatuksia kirjoittajalta Office Management

Olen lopen kyllästynyt sähköpostiin.

Eniten minua henkilökohtaisesti ärsyttää täysin hukkaan valutettu aika. Lisäksi kiehuttaa mieltä erityisesti lomien jälkeen jatkuvasti kuulemani keskustelut siitä, kuinka lomia seuraava ensimmäinen työpäivä voidaan hyvin mielin viettää ulkoiluttaen kahvikuppia ja purkaen sitä ”älytöntä sähköpostisumaa”.

Tätä etukäteen annettua selitystä heikosta tulosviikosta ja saavuttamatta jäävistä tavoitteista kuulen sekä omassa työyhteisössäni että asiakkaideni henkilökunnan keskuudessa.

Asian ei missään nimessä tarvitse olla näin.

Itse lopetin sähköpostin käytön jo kertaalleen viime syksynä.

Jouduin kuitenkin palaamaan sähköpostin käyttöön muutama viikko lopettamisen jälkeen johtuen saamastani negatiivisesta asiakaspalautteesta, sekä sisäisestä, että ulkoisesta. Minua oli vaikea tavoittaa.

Lopettamispäätökseni taustalla oli nimenomaan se, että minut olisi helpompi tavoittaa. Asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme ovat siirtyneet tehokkaisiin yhteydenpitotyökaluihin kuten Microsoft Lync. Lync toimii missä vaan, joten olin kyllä jatkuvasti tavoitettavissa, nopeastikin. Luulen, että muutos vain oli liikaa sulatettavaksi. Minun sähköpostilaatikkoani ei enää voinut käyttää hankalien tehtävien tai epämääräisten selvitettävien asioiden dumppauskuiluna.

Jos näihin työkaluihin laitetaan yrityksen rahaa kiinni, niin täytyy niiltä voida odottaa tehojakin. Sillä perusteella nämä työkalut yleensä on ostettu. Vaadi näiden työkalujen tuoman tehokkuuden realisoitumista positiivisesti yrityksen tulokseen.

Voit kokeilla sähköpostin käytön lopettamista kokonaan, sen ajan, kun elin ilman sähköpostia aamuni lähtivät käyntiin aivan eri tehokkuudella. Jos kuitenkin uskot, että lopettamisprojektillesi käy kuten minun vastaavalleni, niin haastan sinut tekemään työyhteisössäsi säännöt sähköpostin käytölle ja valvomaan niiden toteutumista. Kehitä vaikka sisäinen sakkojärjestelmä pitääksesi kurissa nämä työelämän aikarosvot.

Itse aion viedä läpi seuraavan:

1. Mieti vakavasti ennen sähköpostin lähettämistä, onko sähköposti tarpeellinen.

2. Harkitse, onko tehokkaampaa käyttää viestin toimittamiseen jotain muuta kanavaa kuten Lync tai tekstiviesti.

3. Jos lisäät henkilöitä kopio-kenttään, varmista ensin, että heidän todella pitää saada lähettämäsi tieto.

4.Varmista, että olet itse tehnyt voitavasi viestin sisällön suhteen, älä käytä sähköpostia dumppaustyökaluna.

5. Sähköposti ei ole pikaviestinpalvelu, älä synnytä kysymys-vastaus ketjuja.

6. Mieti vielä vakavasti ennen lähettämistä, onko sähköpostisi tarpeellinen.

 

Kun ensi kerran palaat lomalta ja sähköpostisi sisältää vain aitoa sisältöä, olet onnistunut toteuttamaan jotain, mistä kilpailijasi vain haaveilevat.

Jos sinulla ei vielä näitä työkaluja ole tai niiden käyttö ei mielestäsi ole tarpeeksi tehokasta, niin soita minulle, lupaan, että aamusi ovat jatkossa kirkkaammat.

Mikko Saarto / Tuotantojohtaja, Office Management Oy / 050-3834886

Kommentoi


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

1029 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 38 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 169 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
    Hyväksymällä ehdot, vahvistat että olet lukenut ja hyväksynyt tietosuojaehtomme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.