Blogi

21 11.2016

Säästin työaikaa 21 minuuttia

Lisätty kategoriaan Ajatuksia kirjoittajalta Miia Kaarakainen

Miten saat ½ tuntia päivässä lisää vapaa-aikaa?

Edustamani yrityksen Office Managementin missio on ollut jo jonkin aikaa säästää ½h päivässä työaikaa – jokaiselle ihmiselle ja joka ikinen vuosi uudelleen. Minulta on useita kertoja kysytty, miten me mittaamme asiaa, miten tämä hyöty konkretisoidaan?

Viime aikoina on paljon uutisoitu mm. työpaikkojen ”sähläysasteesta” ja turhan työn määrästä. On myös kirjoitettu paljon Länsimetron myöhästymisestä ja miten kustannusarvio karkaa käsistä. Joku artikkeli osui silmään, jossa IT-projektiin käytetään satoja miljoonia ilman, että se valmistuu koskaan. Näitä tarinoita yhdistävät heikot prosessit ja huono johtaminen, mutta usein myös melko yksinkertainen totuus; teemme töitä vanhentuneilla välineillä ja osaamistasolla. Uskallan väittää, että iso osa ongelmista olisi vältettävissä ihan yksinkertaisilla asioilla, kuten opettelemalla parempia tapoja tehdä töitä, kommunikoida, olla palavereissa ja ihan vain olla töissä.

Oma herääminen

Kolme kuukautta sitten, siinä elokuun lopulla havahduin. Yrityksemme tekninen johtaja, Mikko Saarto oli aktivoinut käyttöömme Office 365 –palvelun, ”Delve Analytics’in”. Se seuraa jatkuvasti miten ihmiset tekevät töitä sähköisillä välineillä ja miten ne hyödyntävät eri palveluita joita yrityksemme on ottanut asteittain käyttöön viime vuosina. Myönnän heti, että itse en ole ihan aina ollut ”hereillä” kun palveluita on lanseerattu ja niistä on lähetetty kutsuja koulutuksiin tai ohjeistuksia. Näin ne ovat vain pikkuhiljaa jääneet minulta ottamatta käyttöön. Havahduttavia havaintoja olivat mm:

– Tarmo käyttää Skype –palavereita organisaatiossamme vähiten käyttävän neljänneksen mukaan
– Tarmo lähettää ja vastaanottaa yli 20% enemmän sähköposteja kuin organisaatio keskimäärin
– Tarmo lähettää paljon sähköposteja mutta vastaa niihin hitaasti
– Tarmo ei joko osaa tai halua järjestää Skype –palavereita sisäisesti tai ulkoisesti
– Tarmo lähettää paljon turhia sähköposteja

Heti pitää sanoa, ettei raportti nyt ihan minua nimeltä maininnut, mutta tällainen mielikuva minulle siitä jäi. Koska numerot eivät koskaan valehtele tein pieniä päätöksiä:

– Aloitin Skype –palavereiden järjestämisen
– Vähensin sähköpostin käyttöä ja lisäsin pikaviestimien käyttöä (Whatsup, Skype, Messenger)
– Aloin seuraamaan ja kehittämään omien palveluiden käyttöä

Mitä tapahtui?

Tänään marraskuun 21. päivä Mikko Saarto lähetti tällaisen viestin yrityksemme sisäiseen Whatsup –viestiketjuun (tarkkaan sanasta sanaan 🙂 ) ”Fun Fact, katsoin onko minun paasaamisestani kommunikoinnin tehostamisesta ollut hyötyä. Arvio keskimäärin ennen kesää meiltä lähti yhteensä n. 500 sähköpostia päivässä. Nyt se on pysynyt noin 350 päivässä. Laskin tuosta lyhyellä ja hyvin suppealla matikalla että meille tulee tästä säästöä 21min/päivä/henkilö jos säästö jaetaan tasan. Huikea suoritus mutta tsempataan vielä. Tuo säästetty määrä lienee lähes kokonaan sisäistä postia”

Olemmeko me itse matkalla kohti ½ tunnin säästöä työajassa päivittäin? Toiko muutos mitattavissa olevaa hyötyä? Mielestäni kyllä, tämä viesti Mikolta osoitti kirkkaasti mistä on kyse. Jos 25 työntekijän firmassa säästyy á 21 minuuttia päivässä ja jos keskipalkka sivukuluineen on 35€/h on mitattavissa oleva hyöty tällainen:

Työntekijöitä Säästetty työaika min/pv Min.yht/työpäivä Säästö min yht/kk Säästö h/kk Säästö rahassa/kk, jos työaika 35€/h Säästö vuositasolla
25 21 525 11287,50 188,125 6584,36€ 79012,5€

 

Kaikilla meistä on koko ajan kiire. Kiire juosta mutta emme halua pysähtyä hetkeksikään miettimään MIKSI meillä on kiire? Usein vastaus on se, että aiheutamme itse oman kiireemme, tiesimme siitä tai emme. Tämän vuoksi on tärkeää mitata oman työaikasi tehokkuutta eri mittareilla. Vasta sen jälkeen havaitset, mihin organisaatiossasi kuluu päivittäin aikaa hukkaan.

Haluatko tämän saman hyödyn omaan yritykseesi? Minun missioni on säästää jokaisen yrityksen työaikaa ½ h päivässä – joka päivä ja joka vuosi uudelleen. Käyttääkö sinun yrityksesi jo Microsoftin Office 365 –palvelua? Jos käyttää, niin kerron sinulle puolessa tunnissa miten saat samat mittarit käyttöösi Office 365:n nykyisillä ominaisuuksilla.

Tarmo Herlevi
”Mies joka antaa sinulle vapaa-aikaa”


Verkostoidu sinäkin kanssamme!

531 seuraajaa Seuraa meitä Facebookissa 26 seuraajaa Seuraa meitä Twitterissä 113 seuraajaa Seuraa meitä Linkedinissä

Jätä soittopyyntö

Haluatko pikaisen yhteydenoton myyjältä? Jätä numerosi, soitamme sinulle takaisin!
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.